ERP TPE : quelle solution de gestion pour les petites entreprises ?
Les logiciels ERP peuvent accroître l’efficacité des entreprises dans lesquelles ils sont mis en œuvre. Si ce concept est établi depuis quelques années dans les grandes entreprises, il peine encore à être pleinement compris dans les TPE.
Certaines de ces entreprises considèrent ces solutions de gestion davantage comme un coût supplémentaire à supporter que comme un investissement à haut rendement potentiel.
Pourtant, un logiciel ERP vous permet de gérer les processus d’entreprise dans leur intégralité, ce qui permet un partage aisé des données et des informations, et donc une organisation plus efficiente.
Dans cet article, nous allons voir comment choisir une solution de gestion pour les petites entreprises.
L’ERP : de quoi s’agit-il ? Différences avec les autres outils de gestion d’entreprise
Les ERP permettent une gestion plus optimisée des processus d’entreprise. Grâce à ces programmes, il est possible d’obtenir une masse de données et d’informations utiles pour établir de nouvelles stratégies tant internes qu’externes, pour les clients et les fournisseurs.
Un projet ERP est donc un investissement qui augmente l’efficacité globale de l’entreprise et par conséquent sa compétitivité sur le marché. Malgré les avantages indéniables de ces systèmes de gestion, les petites entreprises n’ont pas encore conscience de l’importance des ERP et considèrent leur mise en œuvre comme un coût à supporter.
De plus, les TPE sont encore ancrées dans des solutions mono-sectorielles, c’est-à-dire de petits systèmes de gestion qui aident certes l’entreprise, mais qui ne sont pas capables de communiquer entre eux, ce qui entraîne d’énormes lacunes dans le transfert des données. Très souvent, les TPE démarrent avec Excel, outil très ouvert et souple, mais qui atteint ses limites dès lors que les flux augmentent.
Un ERP, en revanche, est un programme étendu et intégré. Cela signifie qu’il s’agit d’une pluralité d’applications qui partagent la même base de données et qui peuvent parfaitement communiquer entre elles et transférer des données de manière efficace et coordonnée.
Un ERP peut ainsi gérer : les clients, les fournisseurs, les ressources humaines, l’administration, le stockage, le marketing, la distribution et bien plus encore. Cette liste, déjà longue, peut être étendue à presque tous les secteurs d’activité.
Il existe donc une différence substantielle entre les logiciels de gestion traditionnels et les solutions ERP, et c’est l’intégration parfaite des processus que cette dernière solution est en mesure d’offrir.
TPE : Comment et pourquoi mettre en œuvre un ERP ?
Le choix d’un ERP doit passer par une vision stratégique projetée à moyen et long terme. Or, les TPE ont du mal à comprendre les avantages de ces systèmes de gestion avancés.
Par manque de vision, elles n’ont pas souvent la possibilité de planifier de façon adéquate les investissements nécessaires à l’achat d’un ERP.
Évidemment, l’adoption de solutions de gestion standard vous permet de contenir les coûts à court terme, mais en renonçant à une série de fonctionnalités qui peuvent vous apporter de nombreuses améliorations dans le temps.
Au contraire, un système de gestion ERP présente une barrière économique qui est certes plus difficile à contourner, mais comme mentionné, un logiciel de ce type doit être considéré comme un investissement. Il devient alors pertinent de comparer les différentes solutions du marché, en tenant compte des coûts d’achat, des possibilités réelles de développement futur et des investissements potentiels à réaliser en cas d’expansion de votre petite entreprise.
Quelles sont les étapes à suivre et les critères à prendre en compte dans le choix d’un ERP pour une TPE ?
Dans le cas d’un projet ERP, le meilleur choix sera toujours celui réalisé en fonction des besoins réels de votre entreprise. Pour les identifier, il vous faudra suivre un certain nombre d’étapes :
1. La première d’entre elles consiste à réunir les différents responsables de service, car ce n’est qu’ainsi qu’il sera possible de définir précisément les objectifs de votre entreprise.
2. Durant la seconde étape, il est nécessaire d’effectuer une évaluation interne approfondie pour tenter de déterminer exactement les aspects de votre entreprise qui fonctionnent le mieux, et surtout ceux qui doivent être améliorés.
3. La troisième étape, tout aussi importante, consiste à établir les critères de choix de votre futur ERP. Parmi eux :
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- Les fonctionnalités actuelles et futures du logiciel ainsi que leur fréquence d’évolution (MAJ)
- La qualité d’accompagnement de l’éditeur ou de l’intégrateur
- La plateforme à utiliser (saas ou sur site)
- Le prix, même s’il ne doit pas être le facteur déterminant de votre choix, si les bénéfices que vous tirez de la solution vous permettent de rentabiliser l’investissement réalisé.
4. La quatrième et avant-dernière étape consiste à prendre contact avec les fournisseurs pour demander des devis susceptibles de répondre aux besoins de votre entreprise.
5. La dernière étape avant de prendre votre décision finale est la phase de test. En effet, avant d’acheter la solution, il est nécessaire de tester le système de gestion à travers des versions démo d’évaluation, puis de mettre en pratique ce qui est promis par les fournisseurs.
ERP SaaS mono-tenant : la solution de gestion idéale pour les TPE ?
« Petit » est souvent associé à « simple ».
En réalité, la situation est tout à fait contraire. Dans les grandes entreprises, les changements majeurs sont moins fréquents en raison de schémas internes plus établis.
En revanche, les petites et moyennes entreprises sont soumises à des évolutions constantes pour réussir sur leur marché. C’est pourquoi elles ont besoin de logiciel de gestion capable de suivre leurs mutations.
En ce sens, les ERP SaaS sont idéaux pour les TPE. Grâce au SaaS, toutes vos données sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise et sont accessibles partout et instantanément.
Le niveau de sécurité et de services proposés par les fournisseurs d’hébergement SaaS est également très élevé : vous gagnez en sérénité et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier.
Parmi les différentes architectures possibles pour les ERP SaaS, les logiques du mono-tenant se détachent par sa grande flexibilité de mise en place.
Dans le modèle ERP SaaS mono-tenant : un déploiement, un applicatif et un moteur de base de données pour une seule entreprise. L’intérêt du mono-tenant réside dans une gestion privilégiée de l’applicatif. Notamment, le rythme des mises à jour et des lancements de nouvelles versions s’adapte au client. Celui-ci garde donc la main sur la cadence du cycle de vie de son ERP. Il dispose aussi d’une plus grande liberté pour utiliser les environnements de test au moment qui lui conviennent. Un confort supplémentaire pour éviter tout problème avec de nouvelles versions sur des processus complexes dans des domaines critiques pour l’activité.
En termes de personnalisation, un ERP SaaS mono-tenant permet d’aller beaucoup plus loin. L’éditeur et/ou intégrateur peut faire des développements sur mesure pour étendre la solution. Exemple : créer une fonctionnalité qui connecte une balance sur site client à l’ERP, avec transmission automatique des pesées. Ce genre de fonctionnalité très spécifique à une entreprise donnée reste accessible en mono-tenant.
CAPSOFT : la solution pour les TPE ambitieuses
Capsoft déploie son ERP SaaS mono-tenant pour les TPE/PME depuis près de 25 ans.
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